Sparen Sie sich zeitaufwendiges Nachhaken und den Stress, etwas zu vergessen. Task-Base unterstützt Sie überall, wo Aufgaben generiert werden: in der täglichen Arbeit, bei der Projektplanung, in Sitzungen. Sie sind jederzeit und überall auf dem Laufenden über den Stand Ihrer Aufgaben und Projekte, sowie den Auslastungsgrad Ihrer Mitarbeiter.Task-Base: Aufgabenverwaltung
Die Aufgabenverwaltung ist das Basismodul von Task-Base, mit dem Sie alle Ihre Aufgaben und Sitzungsprotokolle, samt Aufgaben und Beschlüssen, verwalten. Bessere Performance, weniger Kosten
Aufgaben verfolgen und überwachen
Task-Base ist eine übersichtliche Arbeitsplattform. In zwei Hauptordner sind alle ihre Aufgaben aufgelistet. Jene, die sie bekommen haben in "Meine Aufgaben" und jene, die sie ihren Mitarbeitern erteilt haben, in "Delegierte Aufgaben". Sie können Task-Base in MS-Outlook integrieren und arbeiten somit aus ihrer gewohnten Umgebung heraus.
Mit einem Blick in den jeweiligen Ordner sehen sie Status und Fälligkeit der Aufgaben. Eine Ampelfunktion warnt sie vor Terminüberschreitungen. Haben ihre Mitarbeiter etwas zu berichten oder Rückfragen zur Aufgabenbearbeitung, können sie über Task-Base kommunizieren. Ihre Berichte und Fragen können nicht in der Flut der Emails übersehen werden. Denn alle Feedbacks stehen in der entsprechenden Aufgabenmaske und sie werden umgehend über deren Eingang benachrichtigt. Die Kommunikation "über den Flur" ist bei weitem nicht der schnellere Weg, denn Führungspersonen sind meist schwer erreichbar.
Task-Base ist benutzerfreundlich und schnell zu lernen, bietet aber dennoch viele Funktionen zur effizienten Aufgabenverwaltung: Unteraufgaben, Aufgaben am Mehrere, Aufgabenimport aus Excel, Aufgaben aus E-Mail generieren etc.. Mit der komfortablen Suchfunktion können sie sich sehr schnell alle Aufgaben zu einem Projekt, zu einer Kostenstelle, an einen bestimmten Mitarbeiter, oder für einen bestimmten Zeitraum auflisten lassen und, falls gewünscht, in eine Excel-Tabelle exportieren. Wer berechtigt ist, z.B. der Abteilungsleiter, kann die Aufgaben aller Mitarbeiter der Abteilung sehen.
Task-Base: Projektverwaltung
Ihre Projektaufgaben im Griff
Projekte planen (auch mit Gantt) und überwachen
Ein Projekt genau zu planen ist nur der erste Schritt zur erfolgreichen Durchführung. Genau so wesentlich ist es, den Fortschritt aller Aufgaben zu überwachen. Mit Task-Base sehen sie jederzeit den aktuellen Stand aller Projektaufgaben. Task-Base bietet ihnen zwei Sichten auf Ihre Projekte:
- Die Teamsicht für alle Projektmitarbeiter. Sie enthält die Projektspezifikation, die Aufgabenliste mit Gantt-Plan, Protokolle und Beschlüsse der Projektsitzungen und Dokumente.
- Die Mitarbeiter Sicht zeigt jedem Mitarbeiter was er zu tun hat. Alle Projektaufgaben befinden sich, mit dem Verweis zu welchem Projekt sie gehören, in der Aufgabenverwaltung im Ordner "Meine Aufgaben".
So hat das ganze Projektteam jederzeit Zugang zu denselben, aktuellen Informationen. Sie können ebenfalls externe Mitarbeiter, Partnerfirmen, oder auch den Kunden über das Internet in das Team einbinden. Die Berechtigungsstruktur stellt sicher, dass Externe nur das Projekt sehen, an dem sie beteiligt sind. Task-Base ist ideal für räumlich getrennt arbeitende Teams. Eine Ressourcenübersicht unterstützt die Projektplanung. Sie gibt Auskunft wie die Mitarbeiter ausgelastet sind und über den aktuellen Stand von Soll- und Ist-Stunden. Alle Projekte werden kategorisiert und sauber archiviert. Mittels vielfältiger Suchoptionen finden sie später einfach und schnell jedes Projekt mit allen Informationen und Dokumenten wieder.
Task-Base: Meeting Manager/Protokollverwaltung
Task-Base reduziert ihren Aufwand für Sitzungsvorbereitung, Einladungen und Protokollführung erheblich. Es bietet ihnen zwei Möglichkeiten der Protokollführung:
- Meeting Manager für Protokolle mit vorheriger Einladung
Offene Punkte (Action items) können dazu laufend erfasst werden. Für jedes Team, Gremium, oder Komitee kann eine eigene Agenda, bzw. Tagesordnung erstellt werden. Mit dem Meeting Manager werden Einladungen blitzschnell erstellt und können praktisch noch im letzten Moment verändert werden. Aus der Einladung wird ein Protokollentwurf und dann das Protokoll erstellt. Es kann auch mit vertraulichen Memos versehen werden, die nur der Protokollführer lesen kann. - Ad-hoc Protokoll mit direkter Aufgabenzuweisung
Aus dem erfassten Protokolltext werden durch einfaches markieren der Textteile Aufgaben und Beschlüsse erstellt. Eigene Vorlagen und Textbausteine, sowie ein automatisch erzeugter Protokollkopf vereinfachen die Protokollführung. Das Ergebnis ist ein sauberes Protokoll und eine Aufgaben- und Beschlussliste. Mit dem Verteilen des Protokolls werden auch alle Aufgaben und Beschlüsse verteilt. Ein Task-Base User findet, die ihn betreffenden Aufgaben in seinem Ordner "Meine Aufgaben". Alle Beschlüsse, die er zur Kenntnis erhält, findet er im Ordner "Beschlüsse". Beides jeweils mit dem Verweis auf das entsprechende Protokoll im Ordner "Protokolle".
Wer kein Task-Base User ist, bekommt seine Protokole und Aufgaben automatisch per Email.
Alle Protokolle werden kategorisiert und archiviert. Mittels vielfältiger Suchoptionen, inklusive Volltextsuche, finden sie später einfach und schnell jedes Protokoll wieder. Auch DOC/PDF-Dateien können problemlos erstellt werden.
Task-Base: Time2do
Time2do Gruppenkalender / Ressourcenverwaltung
Time2do ist ein webbasierter Gruppenkalender, in Task-Base integriert
- Termine, Kontakte
- Fälligkeit von Aufgaben, wenn in Task-Base integriert
- Ressourcenverwaltung
- Ansichten: Tag, Woche, Monat
Time2do können sie in MS-Outlook® integrieren. Time2doSync synchronisiert Ihre Termine mit Outlook, in beide Richtungen.
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